ファイルの保存や共有で役に立つ「Dropbox」の使い方 解説

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ファイルの保存や共有で役に立つ「Dropbox」は使いこなすと便利なサービス。

クラウドを利用するということで設定や操作が難しそうなイメージがあるが、使ってみると意外に簡単。

今回は、Dropboxの基本から知っておくと便利な使い方まで紹介。解説します。

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Dropboxを使えば、他の人とファイルの受け渡しや共有も簡単。先日、新たな共有機能としてファイルリクエスト機能が追加された。

他の共有機能と比べてどう違うのか、その特性と使い方についてご紹介。

アカウントを持たない人でも共有できるファイルリクエスト機能

共有リンクやフォルダ共有の場合、ファイルの持ち主がDropboxを使って必要なファイルをアップロードして他のユーザーに共有する形。

しかし、ファイルリクエスト機能の場合は、ファイルを持っている他の人にリクエストして自分のDropboxフォルダにファイルをアップロードしてもらえるという機能。

今までの共有機能が自分のファイルを他の人と共有するのに対し、ファイルリクエストでは必要なファイルを自分のDropboxに送ってもらい共有するという点が違う。

また、共有リンク同様にDropboxのアカウントを持っていない人でも利用が可能。

ファイルリクエスト機能の使い方

ファイルリクエスト機能はWeb版で利用可能

ファイルリクエストを利用のやり方について説明していきます。

まず、Web版のDropboxを開いて、画面左のメニュー内にある「ファイルのリクエスト」をクリック。

初回は機能の説明画面に移行するので、「ファイルリクエストを作成」ボタンをクリック。

 

すると、リクエストするファイル内容とファイルの保存先の入力フォームが表示される。

ファイル内容は「旅行の写真」「企画書のデータ」などテキストで入力し、保存先は「フォルダを変更」をクリックすると好きなフォルダを指定できる仕組み。

 

ファイル内容と保存先フォルダの指定が終わったら、「次へ」をクリックするとファイルリクエスト用のリンクとメールアドレスフォームが表示される。

リンクをメールに添付して相手に送るか、もしくはメールアドレスフォームにアドレスと必要ならメッセージを入力して「送信」ボタンをクリック。

これでリクエストは完了。

メールを送った相手はリンクからアップロード画面へ

メールを送った相手からはアップロードボタンまたはURLつきのメールが届き、メールの中のボタンまたはURLをクリックすると、

ブラウザにアップロード画面が表示される。

 

「ファイルを選択」ボタンをクリックしてファイルを選択すると、名前とメールアドレスの入力およびファイルの確認画面が。

ここで「アップロード」ボタンをクリックすれば、ファイルがDropboxの指定のフォルダにアップロードされる。

このアップロードされたファイルをDropbox上で閲覧できるのは、ファイル共有設定をしない限りファイルリクエストを出したユーザーのみ。

ファイルリクエストはどんなときに役立つ?

どんな時にファイルリクエスト機能は便利?

ファイルリクエスト機能の利用方法について説明してきたが、

共有リンク、フォルダ共有と3種類ある共有機能を相手と状況ごとに使い分けるとしたら下のようになる。

  • 共有リンク: 自分が相手にファイルを送りたいとき
  • フォルダ共有: Dropboxのカウントを持っている人とファイルのやりとりをしたいとき
  • ファイルリクエスト機能:相手から自分にファイルを送ってもらいたいとき

相手からファイルを出してもらうファイルリクエスト機能を使えば、

たとえば複数の人や団体にアンケートや企画書を出してもらいたい時にURLが入ったリクエストのメールを送るだけと簡単。

また、友達などに旅行やイベントなど目的のテーマの写真を送ってもらいたい時などにも利用できる機能。

 

Dropbox内に指定したフォルダへ、相手からファイルがアップロードされるファイルリクエスト機能は、

これまでのDropboxではありそうでなかった内容。

それだけに、使い方次第では便利なファイル受け取りがクラウドで実現できそう。

Dropboxの共有機能の利用頻度が高いユーザーはぜひ、ファイルリクエストの利用方法も覚えておくとよい。

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